Dalam beberapa tahun terakhir, teknologi dan pandemi telah membuat perusahaan memilih menggunakan konsep digital workplace untuk menjalankan operasional bisnis dari jarak jauh (remote). Konsep digital workplace yang dimaksud berupa pemanfaatan teknologi seperti file sharing dan file accsess yang digunakan oleh karyawan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi kapan pun, di mana pun.
Walau konsep digital workplace dapat mempermudah karyawan mengakses file perusahaan, namun, file yang disimpan dan diakses secara digital memiliki risiko keamanan. Maka dari itu, diperlukan pengelolaan lingkungan kerja digital (Digital Workplace Governance) yang baik untuk memastikan file Anda tetap aman.
Lantas, apa Itu digital workplace, mengapa Digital Workplace Governance penting bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote dan bagaimana cara menerapkannya? Lengkapnya, simak artikel berikut.
Apa Itu Digital Workplace dan Risikonya bagi Perusahaan?
Digital workplace adalah lingkungan kerja di mana teknologi atau software yang digunakan untuk memfasilitasi kolaborasi, komunikasi, dan kerja tim antara karyawan, termasuk di dalamnya penggunaan cloud computing, teknologi mobile, dan aplikasi SaaS (Software as a Service) yang memungkinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja, kapan saja.
Akan tetapi, terdapat beberapa risiko yang harus diwaspadai oleh perusahaan dalam implementasi digital workplace, seperti.
- Adanya akses terbuka ke data dan file dalam lingkungan digital, risiko kebocoran dan pelanggaran privasi dapat terjadi.
- Hackers dapat dengan mudah mengambil alih identitas karyawan dan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.
- Implementasi digital workplace dapat menimbulkan masalah hukum dan peraturan yang harus diikuti oleh perusahaan, seperti terkait hak kekayaan intelektual dan UU PDP.
Oleh karena itu, perusahaan harus mengambil tindakan yang tepat untuk meminimalkan risiko dalam implementasi digital workplace. Hal ini dapat dilakukan melalui penerapan Digital Workplace Governance untuk menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas dan spesifik tentang penggunaan teknologi digital, termasuk keamanan, privasi, dan pengelolaan data.
Pengertian Digital Workplace Governance Serta Manfaatnya Bagi Perusahaan
Digital Workplace Governance atau tata kelola kerja digital adalah pada sekumpulan kebijakan, prosedur, dan panduan yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengelola lingkungan kerja digital mereka.
Digital Workplace Governance yang efektif, sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan manfaat dari transformasi digital sambil meminimalkan risikonya. Digital Workplace Governance memiliki empat manfaat, berikut di antaranya.
1. Menetapkan Kebijakan dan Prosedur
Kebijakan dan prosedur yang jelas dan spesifik tentang penggunaan teknologi dan platform digital, termasuk keamanan, privasi, dan pengelolaan data.
2. Membangun Struktur Pengelolaan
Struktur pengelolaan yang jelas dan terdefinisi dengan baik untuk mengelola aspek-aspek penting dari tempat kerja digital mereka. Ini dapat mencakup pembentukan sebuah tim khusus untuk mengelola teknologi.
3. Menjaga Kepatuhan
Memastikan bahwa Anda mematuhi peraturan dan undang-undang yang relevan, seperti regulasi UU PDP, dan mengelola risiko yang terkait dengan penggunaan teknologi.
4. Memastikan Penggunaan Teknologi yang Efektif
Memastikan bahwa teknologi dan platform digital yang digunakan oleh karyawan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pekerjaan mereka serta meningkatkan produktivitas dan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Tantangan Penerapan Digital Workspace Governance
Dalam penerapannya, Digital Workspace Governance memiliki beberapa tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan, seperti pengelolaan identitas, manajemen hak akses dan pengamanan data.
Dengan banyaknya data dan informasi yang berada di dalam digital workspace, perusahaan harus memastikan adanya sistem keamanan siber yang memadai, termasuk dalam mencegah serangan malware dan phishing saat mengirim atau mengakses file.
Belum lagi saat ini perusahaan harus bisa memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku terkait penggunaan dan pengelolaan data, seperti UU PDP. Oleh karena itu, bagi Anda yang ingin menjalankan Digital Workspace Governance secara efektif dan aman, percayakan pada EasiShare.
Tentunya, dengan EasiShare Anda dapat mengelola lingkungan digital dengan mudah, fleksibel, terintegrasi, serta keamanan terbaik. Ingin tahu, mengapa Easishare bisa jadi pilihan terbaik bagi perusahaan? Berikut ulasannya.
EasiShare, Solusi Enterprise File Sharing Terbaik untuk Perusahan
Sebagai penyedia solusi file sharing terdepan saat ini, EasiShare berkomitmen untuk mewujudkan konsep digital workplace tersebut kepada para pelanggan di seluruh dunia. EasiShare adalah solusi keamanan file perusahaan pada satu platform untuk mengelola, berbagi, dan mengatur file di mana saja dan kapan saja yang digunakan telah digunakan oleh lembaga pemerintah maupun perusahaan multinasional.
EasiShare menawarkan fitur interface yang sederhana untuk menjaga pengalaman pengguna tetap konsisten dan produktif tanpa mengorbankan keamanan di data center perusahaan Anda sendiri. EasiShare selama ini sudah terbukti dapat menjadi platform yang fleksibel dan aman dengan banyak konektor yang bertindak sebagai perantara antara sistem perusahaan yang ada dan teknologi penyimpanan modern yang baru diimplementasikan.
Dengan EasiShare, perusahaan dapat menghindari proses migrasi data yang kompleks serta menyatukan sistem penyimpanan yang berbeda. Selain itu, EasiShare juga berfungsi sebagai platform tunggal dan mudah digunakan bagi administrator dan karyawan untuk melacak semua aktivitas dan berbagi file dengan aman.
5 Keunggulan EasiShare Enterprise File Sharing untuk Wujudkan Digital Workplace Governance yang Efektif
EasiShare File Sharing adalah sebuah solusi yang sangat efektif bagi perusahaan untuk menerapkan Digital Workplace Governance yang efektif. Berikut adalah beberapa alasannya.
1. Secure Collaboration
Akses dan kolaborasi file di antara rekan kerja perlu pengamanan. Memberikan kemampuan kepada kepala departemen untuk mengatur akses ke folder bersama. Pengeditan hanya dengan satu klik dengan penguncian file otomatis.
2. Smart Sync & Backup
EasiShare menyediakan sinkronisasi secara real-time dari file pengguna dan melakukan backup ke penyimpanan perusahaan tanpa hard disk eksternal.
3. Large File Transfer
File berukuran besar tidak dapat dikirim dengan mudah melalui email antara para stakeholders dan pemilik otoritas. Dengan EasiShare, Anda dapat mengirim dan melakukan request file melalui desktop, ponsel, atau web dengan keamanan yang ditingkatkan.
4. Keamanan Data
Menggunakan enkripsi end-to-end untuk memastikan keamanan data perusahaan. Hal ini sangat penting dalam memastikan bahwa data perusahaan tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang dan memastikan bahwa data perusahaan tetap aman.
5. Pengelolaan Dokumen yang Mudah
EasiShare menyediakan tools untuk pengelolaan dokumen yang mudah. Fitur seperti penyimpanan cloud dan pencarian cepat, memudahkan penggunaan dan pengelolaan dokumen, sehingga tim dapat menghemat waktu dan energi dalam mencari dan mengelola dokumen.
Dengan fitur-fitur tersebut, EasiShare dapat membantu perusahaan menerapkan Digital Workplace Governance yang efektif dan membantu meningkatkan produktivitas serta keamanan data. Pendek kata, EasiShare akan membuka dimensi baru dari cara Anda bekerja. Hasilnya bukan cuma peningkatan produktivitas perusahaan, namun juga kepuasan kerja dari karyawan.
Baca Juga: Nih, Kiat Efektif Optimasi Biaya Cloud, Manfaat, Serta Penerapannya
Dapatkan Solusi EasiShare serta Free Demo di MBT
Saatnya tingkatkan Digital Workplace Governance secara fleksibel, terintegrasi, serta keamanan data terbaik dengan solusi Secure Collaboration Smart Sync & Backup Large File Transfer dari EasiShare. Mega Buana Teknologi (MBT) sebagai authorized partner EasiShare akan membantu Anda meningkatkan infrastruktur digital perusahaan, sehingga Anda tak khawatir akan risiko saat kehilangan data penting di mana pun dan kapan pun.
MBT yang didukung tim IT profesional, berpengalaman, dan bersertifikat akan membantu Anda mulai dari proses konsultasi hingga dukungan after sales agar Anda terhindar dari trial and error. Pelajari lebih lanjut bagaimana EasiShare mengoptimalkan kinerja dan biaya infrastruktur digital Anda dengan menghubungi kami melalui link berikut.
Penulis: Ary Adianto
Content Writer CTI Group
