File management adalah kunci untuk menjaga produktivitas dan efisiensi di tengah jumlah file bisnis yang terus bertambah. Dengan pengelolaan file yang tepat, Anda dapat menghemat waktu, mengurangi stres, dan memastikan semua informasi penting selalu mudah diakses kapan saja.
Sistem file management yang efektif merupakan investasi jangka panjang yang sangat berharga. Dalam artikel ini akan dibahas manfaat file management system bagi bisnis, langkah-langkah implementasi dan solusi ideal untuk bisnis Anda.
Pengertian File Management System
File management system (FMS) adalah sistem atau software yang dirancang untuk mengorganisir, menyimpan, mengelola, dan mengakses file secara terstruktur dan efisien. FMS memungkinkan pengguna untuk menyimpan berbagai jenis data seperti dokumen, gambar, video, atau file lainnya, baik secara lokal maupun di cloud, dengan akses yang lebih mudah dan aman.
FMS dapat membantu bisnis mengelola file secara terorganisir, memastikan data mudah ditemukan, seksligus menjaga keamanan dan integritas data. Dalam praktiknya, sistem ini dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.
5 Fungsi File Management System
Implementasi file management system yang tepat memberikan berbagai keuntungan untuk bisnis. Berikut lima fungsi file management system:
- Produktivitas meningkat, karyawan lebih mudah menemukan file yang dibutuhkan sehingga hemat waktu dan dapat fokus pada tugas yang lebih penting.
- Kolaborasi antar tim meningkat secara real-time, mengurangi duplikasi file, dan meningkatkan komunikasi.
- Keamanan data berlapis yang dilengkapi fitur kontrol akses, enkripsi, dan pencatatan aktivitas untuk memastikan data sensitif terlindungi dari akses tidak sah.
- Disaster Recovery cepat dan akurat, mengurangi dampak negatif terhadap operasional bisnis berkat pemulihan cepat untuk kehilangan atau kerusakan file.
- Efisiensi storage beerkat fitur kompresi, deduplikasi, dan penjadwalan penghapusan untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan dan mengurangi biaya infrastruktur.
Fitur File Management
Implementasi file management system yang efisien didukung dengan fitur-fitur andalan sebagai berikut.
1. Keamanan Data
Fitur ini sangat penting untuk melindungi data sensitif perusahaan dari pihak eksternal. Penggunaan izin akses dan ekripsi data memastikan hanya pihak berwenang yang dapat melihat dan mengubah file tertentu.
2. Backup Otomatis
Hindari kehilangan atau file terhapus dengan otomatis menyimpan salinan file secara berkala. Ketika terjadi kehilangan data atau kegagalan sistem, maka backup dapat memastikan pemulihan data.
3. Notifikasi
Dapatkan pemberitahuan atau update file untuk membantu menjaga transparansi dan kolaborasi tim.
4. Izin Akses
Fitur ini memungkinkan admin untuk mendapatkan izin berbeda berdasarkan peran atau jabatan karyawan. Sehingga hanya karyawan yang berwenang untuk mengakses data tertentu demi menjaga keamanan.
5. Struktur Folder
Perusahaan dapat membuat struktur folder yang terorganisir melalui manajemen sistem, untuk memudahkan karyawan menemukan dan mengakses data yang dibutuhkan.
Jenis File Management
Secara umum terdapat dua jenis file management system.
- Regular file yang terdiri dari file teks dan biner dengan format .txt untuk file teks dan .exe untuk barisan eksekusi file biner dari berbagai software dan aplikasi.
- Directory file adalah arsip yang dimiliki sistem operasi dari suatu perangkat yang berisi semua informasi mengenai daftar file yang terdapat dalam folder atau direktori dan subdirektori. Directory adalah file yang dapat diakses secara terus menerus pada sistem operasi.
Langkah-langkah Implementasi File Management System
Implementasi file management system yang efektif memerlukan perencanaan dan langkah-langkah terstruktur. Berikut tujuh tahapan implementasi file management system untuk bisnis Anda:
- Identifikasi kebutuhan spesifik bisnis terkait pengelolaan file, seperti jenis dokumen yang akan disimpan, jumlah pengguna, kebutuhan kolaborasi, dan tingkat keamanan yang diperlukan.
- Pilih sistem file management yang tepat, pertimbangkan fitur seperti kemampuan pencarian, kontrol akses, integrasi dengan aplikasi lain, dan skalabilitas.
- Rancang struktur folder dan konsisten untuk memudahkan penyimpanan hingga pencarian file, tentukan metode penamaan yang standar.
- Migrasi data yang sudah ada ke dalam sistem baru secara terstruktur. Pastikan data ditransfer dengan aman dan sesuai struktur yang ditencanakan. Lakukan uji coba migrasi untuk memastikan tidak ada data yang rusak atau hilang.
- Berikan pelatihan kepada pengguna mengenai cara menggunakan sistem baru, termasuk cara upload, edit, search, hingga sharing file.
- Lakukan pengujian untuk memastikan sistem berfungsi sesuai harapan. Lanjutkan dengan evaluasi kinerja sistem dan kumpulkan feedback dari pengguna untuk perbaikan lebih lanjut.
- Lakukan pemeliharaan rutin dan update sistem sesuai kebutuhan untuk memastikan kinerja optimal dan keamanan data tetap terjaga.
Untuk solusi file management andal dan ideal untuk bisnis Anda, EasiShare jawabannya! EasiShare berfokus pada kepatuhan terhadap regulasi yang ketat untuk memastikan fleksibilitas dan visibilitas komprehensif untuk management file bisnis Anda.
Baca Juga: WiFi 7: Revolusi Konektivitas Internet Masa Depan
EasiShare sebagai Solusi File Management
EasiShare adalah platform file management modern yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis di lingkungan kerja yang mengandalkan kolaborasi jarak jauh. Solusi ini memberikan keamanan, visibilitas, dan kontrol menyeluruh bagi pengguna untuk memudahkan transfer dan kelola file secara terpusat.
Sebagai platform yang dirancang khusus untuk mematuhi persyaratan regulasi yang ketat, EasiShare cocok untuk sektor perbankan, layanan kesehatan, dan sektor pemerintahan yang menerapkan standar keamanan tinggi. Kepatuhan terhadap regulasi mencakup keamanan menyeluruh, visiblitas operasional, dan fleksibilitas pengendalian. Tiga fitur unggulan EasiShare untuk menjamin keamanan kolaborasi dan sharing file bisnis.
File Request
Bekerja sama dengan pihak eksternal memicu celah terhadap kejahatan siber, untuk itu pastikan data yang dikirim aman. Fitur File Request memastikan bahwa file yang diterima dan di-download ke sistem bebas dari ancaman siber.
Mengirim File Request memicu email dengan link unik ke pihak eksternal sehingga mereka dapat memasukkan file yang diminta ke folder yang terdapat dalam link tersebut. Semua file masuk di dalamnya akan disanitasi sebelum dikirim sebagai file yang 100 persen aman untuk diunduh.
Untuk meminta file, pilih drive/folder pribadi dan temukan ikon “File Request” pada panel ikon. Klik ikon tersebut dan muncul jendela pop up, kemudian isi nama dan email penerima. Selanjutnya sesuaikan permintaan data berdasarkan kebutuhan.
Jika permintaan data sensitif, pastikan untuk menetapkan tangal kedaluwarsa untuk mencegah penerima mengunduh data setelah batas waktu maksimal. Atau jika data sangat sensitif dan membutuhkan tingkat keamanan ekstra, tetapkan OTP untuk verifikasi identitas eksternal sebelum upload file. Aktifkan notifikasi untuk mengetahui jika file request telah diunggah oleh pihak eksternal.
Share
Ketika harus sharing file dengan rekan kerja atau pihak eksternal, gunakan fitur Share untuk memastikan pengiriman data aman. Fitur ini berguna hanya ketika sharing satu arah kepada penerima. Untuk keamanan ekstra, Anda dapat mengaktifkan “View Only” sehingga penerima hanya bisa melihat tanpa bisa mengunduh file.
Untuk menggunakan fitur ini, klik kanan pada file/folder yang ingin dibagikan, lalu muncul jendela pop up yang meminta Anda memasukkan nama dan alamat email penerima. Untuk meningkatkan keamanan, aktifkan batasan penerima file yang dapat men-download file/folder dengan mengaktifkan “No. of Attempts”.
Pilih “Share” dan penerima akan menerima email berisi link ke file/folder di EasiShare. Anda dapat melacak semua file ata folder yang telah dibagikan dengan melihat navigasi di panel sisi kiri “Shared Out”.
Manage
Selain berbagai file, Anda juga dapat berkolaborasi dengan pihak eksternal di EasiShare. Buat folder baru atau pilih folder yang sudah ada dan klik “Manage”, lalu masukkan nama dan buat izin untuk siapa saja yang dapat melihat, mengedit, menghapus, membagikan, dan men-download setiap file di dalam folder tersebut.
Anda juga dapat menunjuk pihak eksternal sebagai “Author” atau “Contributor” untuk mengunduh dan mengunggah file baru jika dibutuhkan. Selain itu, Anda juga dapat menambahkan tim sebagai “Owner” untuk mengakses seluruh data di dalam folder. Aktifkan “Folder Expiry” untuk menghapus akses ke seluruh pengguna setelah beberapa waktu dan hapus otomatis folder ketika project sudah selesai.
3 Keunggulan EasiShare sebagai Solusi File Management
Sebagai solusi sharing file cerdas, EasiShare menawarkan tiga keunggulan berikut untuk bisnis Anda.
Keamanan Tingkat Tinggi
Keamanan menjadi fondasi utama dalam pengembangan EasiShare. Platform ini menawarkan keunggulan dengan opsi deployment fleksibel di lingkungan on-premises, cloud, dan hybrid sesuai kebutuhan bisnis. EasiShare juga mendukung arsitektur air-gapped untuk perlindungan data maksimal.
Dukungan 2FA untuk perlindungan tambahan dalam berbagi file secara internal maupun eksternal. Fitur enkripsi AES256-bit memastikan file yang dikirim maupun disimpan tetap aman dari ancaman siber.
Visibilitas Menyeluruh
EasiShare menyediakan kemampuan visibilitas penuh bagi administrator, sehingga seluruh aktivitas file dapat dipantau dengan mudah. Termasuk audit log secara komprehensif untuk memastikan transparansi operasional. Dengan UI terpadu, EasiShare dapat menyederhanakan akses ke berbagai penyimpanan file melalui satu platform yang intuitif.
Kontrol Fleksibel
EasiShare memungkinkan kontrol penuh kepada admin untuk mengelola file dan pengguna. Admin dapat secara fleksibel menyesuaikan kebijakan terkait ukuran file, membatasi berbagi file, serta mengontrol upaya upload dan download. Solusi ini juga dapat memberikan otentikasi tipe file secara akurat untuk memastikan keamanan dengan mengidentifikasi tipe file yang sebenarnya, sehingga risiko manipulasi atau eksploitasi file dapat diminimalkan.
Dapatkan Solusi EasiShare File Management di MBT
Sebagai authorized distributor EasiShare, Mega Buana Teknologi (MBT) memiliki teknisi IT berpengalaman dan membantu Anda menghindari trial and error saat menerapkan solusi file management dari EasiShare. MBT sebagai bagian dari CTI Group didukung tim IT yang siap membantu Anda mendapatkan layanan komprehensif saat sebelum hingga setelah solusi diimplementasikan.
Klik di sini untuk info lebih lanjut mengenai keunggulan EasiShare dan mulailah pengalaman manajemen file yang aman dan efisien!
Penulis: Ervina Anggraini – Content Writer CTI Group
