Pernahkah Anda tanpa sengaja sharing file ke pihak yang tidak semestinya? Atau mungkin file yang seharusnya hanya untuk internal justru tanpa sengaja terkirim ke pihak eksternal?
Di dunia bisnis yang semakin terhubung, secure file sharing kini menjadi keharusan untukmencegah terjadinya kejadian seperti di atas. Satu file yang salah dibagikan atau disimpansecara tidak tepat dapat memicu kekacauan besar, mulai operasional terganggu, reputasirusak, dan kerugian finansial yang signifikan.
Riset menunjukkan bahwa 60 hingga 68 persen insiden kebocoran data antar-organisasidipicu oleh human error atau kesalahan manusia, mulai dari pengiriman ke alamat yang salah, miskonfigurasi akses, hingga kelalaian pengguna. Artinya, sekedar menggunakansistem berbagi file biasa tidak cukup. Diperlukan solusi secure file sharing untuk mencegahkerugian yang tidak diinginkan.
Apa itu Secure File Sharing?
Secure file sharing adalah proses yang memungkinkan pertukaran file antar penggunainternal dan eksternal untuk menjaga kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data sepanjang siklusnya. Berbeda dari sekadar mengirimkan file melalui attachment email ataumenaruh file di sharing folder, secure file sharing merupakan solusi terstruktur untukmemitigasi risiko keamanan saat berbagi data, khususnya yang bersifat sensitif ataumission critical.
Secure file sharing memastikan hanya penerima yang dituju yang dapat mengakses file, dengan perlindungan dari akses tidak sah atau intersepsi oleh pihak ketiga. Solusi inimenggabungkan lapisan keamanan enkripsi end-to-end, otentikasi dan otorisasi kuat, audit trail, monitoring, dan kontrol akses granular untuk memastikan file sharing aman dan terekam.
Mengapa Secure File Sharing Penting?
Secure file sharing tidak bisa lagi diremehkan, terutama karena pertukaran file di dunia bisnis kini bukan sekadar transfer data, tetapi pertukaran informasi kritis yang bisaberdampak besar jika disalahgunakan atau terjadi kebocoran. Solusi ini penting untukmelindungi informasi sensitif demi mencegah kerugian finansial, kerusakan reputasi, hinggadenda, sekaligus mematuhi regulasi seperti UU PDP, GDPR, atau standar di industritertentu.
Alasan lain yakni demi mengurangi risiko serangan siber dan kebocoran data terutamaketika file dibagikan melalui jalur tidak aman seperti email tanpa enkripsi, link publik, ataumedia third party tanpa kontrol. Secure file sharing juga dapat mendukung kolaborasi dan efisiensi operasional tanpa mengabaikan keamanan antar departemen atau mitra bisnismelalui kemudahan akses dan perlindungan data.
Risiko Berbagi File Tanpa Keamanan
Berbagi file secara tidak aman, baik melalui email, layanan penyimpanan, atau link publikyang tidak terlindungi dapat memicu sejumlah risiko serius bagi perusahaan, di antaranya:
- Kebocoran data: file yang dikirim tanpa enkripsi dapat diakses oleh pihak tidakberwenang, baik melalui intercept saat pengiriman atau karena kredensial bocor.
- Pelanggaran regulasi: industri keuangan, kesehatan, dan lainnya memiliki persyaratanketat yang mengharuskan perlindungan data sensitif. Diperlukan mekanisme tepat agar organisasi tidak mendapat sanksi atau denda.
- Kehilangan kontrol atas akses: tanpa kontrol granular untuk mengetahui siapa dan kapan file diakses atau apakah file disebarkan ulang secara tidak sah.
- Reputasi dan keberlangsungan bisnis: ketika data diterima oleh pihak yang salah atausistem down akbat file sharing lemah, maka kepercayaan klien bisa rusak dan operasional bisnis terganggu.
5 Manfaat Secure File Sharing
Secure file sharing membantu organisasi dan perusahaan mengirimkan file antar penggunainternal dan eksternal dengan cara yang aman menggunakan enkripsi, kontrol akses, dan otentikasi demi mencegah akses tidak sah. Dihimpun dari berbagai sumber, berikut lima manfaat utama secure file sharing:
- Perlindungan data yang kuat dengan enkripsi end-to-end untuk memastikan file hanyadiakses oleh pihak berwenang.
- Kepatuhan terhadap regulasi untuk membantu organisasi memenuhi standar keamanandan privasi seperti UU PDP, GDPR, HIPAA, dan ISO 27001.
- Kolaborasi aman secara internal dan eksternal yang memungkinkan tim, mitra bisnis, dan klien bekerja sama tanpa risiko kebocoran data.
- Kendali dan jejak aktivitas untuk memudahkan admin melacak siap yang mengakses, mengunduh, dan membagikan file tertentu demi memastikan transparansi.
- Perlindungan dari serangan siber dengan sistem andal untuk mengurangi risikomalware, phishing, dan manipulasi data selama proses transfer file.
Cara Kerja Secure File Sharing
Secure file sharing bekerja dengan menggabungkan beberapa lapisan kontrol dan proteksiuntuk memastikan file yang dibagikan tetap aman saat dikirim dan disimpan oleh penerima. Berikut mekanisme utama kerja secure file sharing.
Enkripsi Data In-Transit & At-Rest
File dienkripsi ketika dikirim melalui jaringan dan tetap terenkripsi saat berada di server penyimpanan.
Kontrol Akses dan Otorisasi Pengguna
Hanya pengguna yang diizinkan untuk mengakses file dengan sistem untuk menetapkanperan (view, edit, dan download) hingga menetapkan batasan waktu atau password untukfile sharing.
Link Sharing Aman dan Terkelola
Alih-alih kirim attachment langsung, sebaiknya file ditempatkan di server aman lalu buat link sharing yang memiliki proteksi berupa password, expired date, atau akses terbatas.
Monitoring, Logging, dan Audit
Aktivitas file sharing terekam sehingga admin dapat melihat siapa mengakses, kapan, dan dari mana untuk mematuhi kepatuhan dan investigasi ketika terjadi insiden.
Insiden Shadow IT Berkurang
Dengan menyediakan solusi file sharing yang aman dan usability baik, bisnis dapatmencegah pengguna menggunakan aplikasi tidak resmi yang kemungkinan tidak aman.
4 Fitur Teratas Secure File Sharing untuk Bisnis
Ada beberapa fitur kunci yang sebaiknya ada pada solusi secure file sharing, di antaranya:
- Enkripsi end-to-end dan at rest/in transit: data terenkripsi saat dikirim dan disimpanbahkan ketika disimpan di cloud dengan menerapkan hanya pengguna terotorisasidapat mengakses file.
- Kontrol akses granular & pengelolaan link: admin dapat mengatur siapa yang dapatmelihat dan edit file, membatasi akses link, tanggal kedaluarsa, dan password saatsharing file.
- Audit log dan visibilitas pengguna: sistem mencatat aktivitas sharing file (siapa, kapan, apa) dan memberikan visibilitas penuh kepada admin IT untuk memantau dan melaporkan.
- Compliance & pengendalian risiko shadow IT: sistem mendukung kepatuhan regulasi(HIPAA, PCI, GDPR, UU PDP) untuk mencegah pengguna mencari cara sharing di luarkontrol IT yang dapat memicu kebocoran data.
Cara Memilih Secure File Sharing Platfrom yang Tepat
Untuk memilih platform secure file sharing, ada sejumlah pertimbangan kritikal untukmemastikan solusi ini scalable bagi perusahaan. Berikut sejumlah pertimbangan yang dimaksud:
- Jenis dan sensitivitas data yang dibagikan: apakah file sensitif seperti data keuangan, data pelanggan, IP sensitif. Sesuaikan level enkripsi dan kontrol akses untuk penerimafile.
- Skalabilitas dan performa: apakah platform mendukung file besar, banyak pengguna, banyak lokasi, dan mampu menangani workload nyata.
- Kontrol administratif dan integrasi: peran admin untuk mengatur izin, mencabut akses, melihat log, dan integrasi dengan sistem IT seperti AD/LDAP, SSO.
- Regulasi dan kepatuhan: apakah penyedia memenuhi regulasi spesifik industri(misalnya fasilitas mining, FSI dengan persyaratan berbeda).
- Kemudahan penggunaan: pastikan platform file sharing ramah pengguna dan tetapaman untuk mencari workaround.
- Tingkat visibilitas dan pelaporan: logging, alert, pelaporan insiden, audit trail yang harustersedia untuk mendukung governance dan audit internal.
- Biaya total kepemilikan: bukan hanya biaya lisensi, tetapi juga biaya integrasi, training, support, operasional, dan potensi risiko yang harus dihindari.
EasiShare Secure File Transfer: Efisiensi, Kepatuhan, dan Keamanandalam Satu Platform
Untuk platform secure file sharing andal, EasiShare Secure File Transfer sebagai solusiyang dapat meningkatkan produktivitas organisasi sekaligus menjaga keamanan data sensitif perusahaan. Dengan pengurangan waktu pencarian hingga 90 persen dan integrasimudah melalui REST API lengkap, EasiShare membantu Anda bekerja lebih cepat, efisien, dan mematuhi standar keamanan.
Melalui monitoring real-time dengan insight mendalam, EasiShare membantu tim IT dan compliance mengawasi aktivitas file sharing secara transparan. Solusi ini menawarkankombinasi keamanan, efisiensi, dan kepatuhan dalam satu platform terpadu.
EasiShare menawarkan sejumlah manfaat utama, mulai dari integrasi mudah dengan sisteminternal dan cloud, minim risiko kebocoran data dan perlindungan dari malware, hinggamemastikan operasional stabil dan terpantau secara real-time.
Di samping itu, EasiShare juga menawarkan kontrol dan transparansi sepenuhnya terhadapsetiap transfer file. Solusi ini dapat membantu perusahaan meningkatkan kepercayaanpelanggan dan reputasi bisnis.
EasiShare hadir dengan enam fitur unggulan sebagai berikut:
- Approval workflow untuk kontrol otorisasi berbagi file.
- Remote/homing wipe untuk menghapus file secara aman dari perangkat jarak jauh.
- Document tagging & policy enforcement untuk klasifikasi otomatis.
- Track & monitor all transfers untuk audit dan keamanan data.
- Secure sharing dengan OTP & limit download untuk proteksi berlapis.
- Collaboration Controls dilengkapi check in/check out, versioning dan view only modedengan watermark.
Secure File Sharing untuk Mendukung Transformasi Digital Bersama Mega Buana Teknologi
Wujudkan transformasi digital yang aman dan efisien dengan solusi secure file sharing EasiShare dari Mega Buana Teknologi (MBT). Dirancang untuk memenuhi kebutuhanbisnis modern, solusi ini memastikan pertukaran data antar divisi, cabang, dan mitra kerjaberjalan lancar tanpa mengorbankan keamanan.
Sebagai bagian dari CTI Group, MBT berkomitmen menghadirkan solusi IT tepercaya yang mendukung produktivitas dan keamanan di setiap langkah transformasi digital bisnis Anda. Jangan biarkan data sensitif jatuh ke tangan yang salah! Hubungi tim MBT untuk memulaikonsultasi dan temukan bagaimana secure file sharing dapat memperkuat infrastrukturbisnis Anda secara aman dan efisien.
Penulis: Ervina Anggraini – Content Writer CTI Group
